質問１０ 単Pで取り組んでいる事例や予定があればご記入ください。
- 行事や研修などをオンラインで実施する。
回答 学校行事のyoutube配信 運動会の動画配信 フェスタ代替行事(オンラインによる文化的発表会) 【事例】PTA総会のオンライン開催、出席など集約のGoogleフォーム利用
【予定】PTA主催の生徒向けオンラインレクリエーション - メール配信やホームページの作成など情報共有でペーパーレス化に取り組む
回答 会員への配布物(紙)を電子化したい。
役員活動の負担軽減につながると思います。ペーパーレスに向けて、なるべくChromebook等での対応に変えていきたい PTAからの配布物を、中学校のHPにリンクを貼って閲覧してもらう仕組みにする予定。ペーパーレス化の促進 PTAホームページの開設 PTA会員が閲覧できるホームページ、PTA会員へ情報発信用に公式LINE@共に作成済み、運用準備中
簡易的なホームページの構築と共有すべき情報のデータ化 以下のツールを使っています
– Googleカレンダー
– Googleドライブ
– Googleフォーム
– Excel
– Word
– LINEまたセキュリティを考慮した効率的な情報共有を行うための講習会を実施し、以下のクラウドのサービスの導入を始めました
– Googleドキュメント (Wordの代替)
– Googleスプレッドシート (Excelの代替)
– Slack (LINEの代替）
– Trello (タスク管理）PTA用のメールアドレスを作成し、委員長達の出欠確認や提出書類授受に使用しています。 今年度より完全ペーパーレス化 お便りの電子化、Googleフォームを使って会員の皆さまの意識調査、運営委員会のzoom開催、定期総会の書面表決書のオンライン化、委員選出時のアンケートのオンライン化、地域名簿作成のオンライン化 現在、委員制度の見直し→委員立候補制・ボランティア募集に向けて活動中。
ペーパーレス化、ネット発信（HP作成など）を同時に進めていきたいところ。
会議等は、zoom契約で、コロナ云々に関わらず、オンライン、ハイブリッド形式を検討中。お知らせの通知をメールにて行い、詳細はホームページにアップしています。 児童の半分以上が遠方から来ているため役員会、理事会の為に移動を含めて３時間以上かかる方もいたため、以前からオンライン開催の話があったため、コロナ拡大と同時（2020春）に感染予防も含め、役員会をzoom開催に変更。これにより定例だけでなく意見交換が必要な際にすぐに招集することが可能になりました。ニュアンスが伝わりづらく、文字のみのやり取りで誤解も起こりやすいラインやメールと違い顔を見て話ができるようになり、非常にスムーズになりました。同様に今月よりこれまで役員が学校に来て印刷、配布を起こってきたPTAからのお知らせ関係を保護者の登録率100%の学校メールで配信に変更。今後は保護者参加のイベント等の受付やアンケート等もネットを活用していく予定です。 公式LINEの立ち上げ 役員間の連絡は主にラインだったが、
10/19よりラインワークスに切り替え、データをUSB管理からラインワークスのフォルダ管理としたばかり。
同日の役員会で、教頭先生や教務の先生、PTA事務の先生ともラインワークスで情報共有など実施したく、提案したばかり。
先生方の方で別でラインワークスを試され、大丈夫そうならＯＫとの回答。
PTA専用ホームページも今後検討予定。今年度以内にPTA独自でのメール配信サービス利用開始予定 メール配信で各イベントのボランティアを募集して、リンク先のGoogleフォームから応募してもらっています。
他にもアンケートや配布物もメールでしています。あんしんメールを利用してのお便り配信 保護者向けのアンケートにGoogleフォームを試験的に利用した。今後は、共同作業を効率的に行うため、グループウエアの活用や配付物のペーパーレス化に向けてPTAホームページ作成やメール配信システムの導入を検討していく。
- 役員会や運営委員会などの会議のオンライン化に取り組む
回答 取り組んではいないが、zoomなどのweb会議システムを使ったり、Googleフォームを利用したPTA総会の集計などを取り組みたいと考えている。
ただし、ネット環境の整備（ポケットWiFiを使うことで対応）とPCの購入などの課題もあるので直ぐにとはいかない。
特に、zoom有料アカウントの取得などについては、単Pでやるのか区連単位でやるのかの議論、調整が必要と感じます。状況に応じてオンライン会議、オンライン講演会を行っています。PTAで行う作業もネット環境の整備により、効率よく行えているかと思います。 先生、役員、委員はLINEWORKSで連絡
デジタル委員会設置
zoom主催者研修
Googleフォームでのアンケート
zoomのアカウントは学校分を使用
ホストキーを発行してもらい、保護者だけでも会議可能会議のハイブリッド化に取り組んでいる。コロナ禍でなくてもお子さんが小さいなど学校での会議には出席しずらい家庭もあるのでなるべく負担が少ない形でPTA活動に参加できるようにしていきたい。 - アンケートや委員募集など情報収集にGoogleフォームなどのツールを活用する
回答 総会の電子決議、役員、委員決め ・GoogleフォームによるPTA委員の募集
・GoogleフォームによるPTA事業の補助員の募集
・Googleドライブを使った書類や資料の共同作成や共同編集
・フォーム、ドライブ、zoom 、など使い方のワークショップ開催
・予定→Googleフォームによる総会等の決議（規約に記載済）
・予定→部活保護者会へのWifiルーターの貸出しアンケートやボランティアの募集はGoogleフォームをフル活用している - 役員間や委員間との連絡手段として最適なツールを活用する
回答 ここでいうITとは何を指しているのか？
コンピュータということでは、資料作成など、ほぼパソコンを使用しているし、データ通信ということではメールやLINEで意思疎通を行っている。 - IT導入に合わせて活動や制度を見直す
回答 現在、委員制度の見直し→委員立候補制・ボランティア募集に向けて活動中。
ペーパーレス化、ネット発信（HP作成など）を同時に進めていきたいところ。
会議等は、zoom契約で、コロナ云々に関わらず、オンライン、ハイブリッド形式を検討中。 - 資料作成などにGoogleドライブなどのクラウドサービスを活用する
回答 ・連絡手段のひとつに…各委員会、グループLINEの活用。
・ある委員会については…アプリ内でファイルの共有をしている。・今後、もっとITを活用できる環境が整うと、今よりも活動もスムーズになり、委員さんたちも動きやすくなるのかなと思っております。
質問１１ ITを導入する場合、分からないことや不安なことがあればご記入ください。
- 知識不足・知識がある人材不足（中長期的確保を含む）
回答 ・毎年必ずITに詳しい人がPTA役員にいるかどうか分からないため、どこまでITでの効率化を進めていいか分からない
・情報セキュリティ対策と、個人情報取り扱いについての意識統一がまだできていない
・導入する際に細やかな説明（個別対応含む）ができるか・学校のアカウントでのオンライン会議が好ましいが、現時点では学校のzoomアカウントが整備されていない状況。市P協もしくは市教育委員会主導で、各単Pのオンライン環境を整備してもらいたい。
・執行部全体の知識向上のためにITに関する勉強会を開催してほしい。やり方などを次の方に伝えていくことが難しい Googleドライブ上の個人情報の取り扱い（名簿、アンケートなどで集まった個人情報）、IT担当者不足、一度オンライン化してしまうと次期役員によっては負担になりそう。 ITに物凄く強い！！という、役員さんがいる訳ではないため、セキュリティ関係や、ITの知識を効率的に活かせる自信がない、、、 効率的かつ、安全に進めていける環境になれば嬉しいです！
分からないこともまだわからないのですが、今後のことも考えると、可能な限り単純明快な内容で知識・経験の少ない方でも持続可能、そして、できれば都度、ちょっと頑張ればアップデートできるような形で導入したいと考えています。 ウイルス対策をしてはいるが、情報漏洩した場合の対処法など。
役員の中にインターネットに詳しい方がいれば大丈夫とは思うが、詳しい人がいない場合は大変だと思う。役員が変わった際の運用の継続性が不安 ・ITやパソコンに強い保護者を集めるにはどうすればよいか。
・画像や名簿などの個人情報の管理方法とセキュリティ対策。
・ＩＴやパソコンに対する苦手意識がある保護者【役員(候補)、委員(候補)、一般会員】に対するフォロー。実際に何に活用できるのか？何が出来るのか？わからない。 ・役員内のデータ共有のおすすめクラウドは何か。
・個人のGoogleドライブを試験的に使用しているが、PTAのアカウントを使って利用する時に注意する事を教えて欲しい。やり方をマニュアル化して欲しい。
・常時インターネット接続をする時の注意事項
・オンライン化が完全に進むまでの対応方法
（ネット環境のない方への対応）
・PTAの個人情報を扱うシステムを市P協で整備して欲しい。 - 個人情報保護やセキュリティに対する不安
回答 学校からポケットルータを貸与いだきましたが、使用方法、ルール作り、セキュリティー、プライバシーなどなど、確立してませんので、全く使用してません。
学校の安心安全メールを時々お願いして発信している程度です。
市PTAからマニュアルが発行されることを希望します。インターネット環境下での規約の取り決めが難しそうだと感じています。個人情報の取り扱いの方法など、個人情報保護のためのルールや決まりを作るのが難しそうです。 導入にあたってのベース作りの労力と時間があるか。セキュリティの問題。 - 関係者の理解浸透
回答 担副等で連絡いただく事項で、会員向けに配布が必要なものを学校メールにて送信したい、と学校側に提案しているが、全児童がメール登録していないので届かない家庭が出てしまうから、との理由で紙媒体での配布をしないといけない現状がある。児童数も多いため紙資源が大量消費され、また役員の印刷作業にもかなり時間を取られている。役員のなり手がない中、仕事量を減らしたいところ全く仕事内容を変更・削減できていない。IT化を進めたいが、中々学校全体・会員全員のIT化が進んでいない現状に困っている。 パソコンやタブレットがない家庭について、小学校から生徒に支給されたタブレットを会議のツールとして使用しても良いか。 ・連絡の配信などの管理やその費用について
・メール配信と管理アプリの使い分けについて
・アンケート集計などについてITは導入したいと思っています。
ITを導入するにあたって、会員への説明や理解も必要かと思います。まだ私たちではどんな問題があるのか、なども想像できかねていますので、利点や問題点等について、詳しい方からお聞きして、まず理解した上で検討していかなければと考えています。解説等していただけるととてもありがたいです。
どうぞ宜しくお願い致します。 - 体制や仕組み、環境の不足
回答 質問9の教育委員会が学校に配布している2つのWi-Fiルーターのうち1つはPTAで利用しても良いことを知っていますか?とありましたが、「Wi-Fiはクロームブック端末のみに接続が可能になっておりそれ以外のPCは接続できない。教育委員会が端末を指定するので難しい。」と教頭先生が言っていました。事実ですか？それであれば利用できる学校は少ないのでは？私達がPTA会議室で使っているPCはクロームブックではないためUQモバイルでポケットWi-Fiを会長個人名義で契約検討中です。でもできれば学校のものを使いたいと思っているところです。
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